inlog nieuwsbrief

We organiseren jaarlijks sinds......

AVG

Privacy beleid Stichting Kika Eindhoven/Veldhoven


Onze verantwoordelijkheid en de toepasselijkheid van dit privacy beleid

Wanneer het gaat om de verwerking van uw persoonsgegevens, zijn wij de zogeheten ‘verantwoordelijke’ in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Dit wil zeggen dat wij beslissen welke persoonsgegevens worden verwerkt, met welk doel en op welke manier.

Wij zijn ervoor verantwoordelijk dat uw persoonsgegevens in overeenstemming met de AVG, op behoorlijke en zorgvuldige wijze worden verwerkt.

Dit privacy beleid is van toepassing op al onze kampen, de aanmelding en overeenkomst. Door gebruik te maken van onze website of het sluiten van een overeenkomst, geeft u aan ons privacy beleid te accepteren.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die informatie kunnen verschaffen over een identificeerbare natuurlijke persoon.

Wij gebruiken en verwerken onder meer van uw kind (en u): naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, bankgegevens, geboortedatum, foto’s, maar ook bijzondere gegevens zoals, medische gegevens, dieetwensen en/of verzekerings- of identiteitsbewijs. We hebben deze gegevens nodig om contact met u op te nemen, om de met u gemaakte afspraken uit te kunnen voeren en na te komen. Bijzondere gegevens worden direct nadat deze niet meer noodzakelijk zijn, vernietigd. Doorgaans is dat 3 weken na het betreffende kamp waar uw kind(eren) mee meegaan.

De (algemene) persoonsgegevens kunnen wij ook gebruiken om u informatieve of commerciële berichten te sturen die verband houden met onze kampen. Bezoekt u onze website, dan kunnen wij mogelijk via cookies uw surfgedrag monitoren. Meer informatie hierover, treft u aan onder het volgende kopje.

Wat doen we met uw gegevens?

Uitvoeren overeenkomst

Wij verwerken deze gegevens om de vakantieweken zorgvuldig en verantwoord te plannen, organiseren en uit te voeren. We verstrekken deze gegevens aan de kampcoördinator en betreffende groepsleiding. Wij eisen van deze personen, dat zij zorgvuldig met deze gegevens omgaan en énkel gebruiken voor het doel waarvoor wij deze aan hen beschikbaar stellen.

Nieuwsbrieven

Wij houden onze ouders en leiding en zij die daar toestemming voor hebben gegeven, graag op de hoogte en kunnen de persoonsgegevens ook gebruiken voor het versturen van (elektronisch) nieuwsbrieven.

Cookies

Onze website kan gebruikmaken van (externe) cookies. U zult (dan) gevraagd worden of u deze wenst te accepteren of kan uw browser zo instellen dat deze cookies automatisch accepteert of weigert. Cookies zijn kleine tekstbestandjes die op uw computer kunnen worden geplaatst om ons of derden te helpen te analyseren hoe bezoekers onze site gebruiken. De door de cookies gegenereerde informatie over uw gebruik van de website kan worden overgebracht naar onze eigen servers of die van een derde partij, zoals Google.

Medische informatie

In sommige situaties is het noodzakelijk dat de leiding van een kampweek op de hoogte is van bepaalde medische of gezondheidsinformatie, zoals allergieën of medicijngebruik. Deze gegevens worden met door een ouder/verzorger ingevuld op het digitale aanmeldformulier en op het huisbezoekformulier. Deze formulieren worden zorgvuldig bewaard in een afgesloten kast tijdens een kamp en digitaal beveiligd opgeslagen. De formulieren zijn alleen inzichtelijk voor de kampcoördinator en de groepsleiding van het kamp waarbij uw kind(eren) zijn aangemeld en wordt 3 weken na afloop van de kampweek vernietigd.

Beveiliging persoonsgegevens

Ook wij vinden het belangrijk dat uw gegevens veilig zijn, daarom zorgen wij voor passende technische en organisatorische maatregelen om verlies, misbruik of diefstal van uw persoonsgegevens te voorkomen. De gegevens zijn opgeslagen, beveiligd met een wachtwoord en de personen die ermee werken zijn gebonden aan geheimhouding(sverklaringen).

Bewaartermijn persoonsgegevens

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel van de verwerking, dit kan echter per situaties verschillen. Wij hanteren daarbij als redelijk uitgangspunt de \de wettelijke bewaar- en/of verjaringstermijnen. Bijzondere persoonsgegevens worden 3 weken na een vakantieweek vernietigd.

Foto’s

Tijdens de kampen maken wij foto’s van de kinderen. Deze gebruiken wij om u deze na het kamp digitaal aan te bieden via een link. Heeft u hier bezwaar tegen, kunt u dit kenbaar maken bij de betreffende kampcoördinator vóór het kamp.

Wij gebruiken ook foto’s voor onze Facebookpagina. Wij plaatsen hier geen (in het gezicht) herkenbare foto’s.

Uw rechten

U heeft het recht op inzage in de persoonsgegevens die wij verwerken, het recht om deze gegevens te corrigeren of te (laten) verwijderen. Ook heeft u het recht om ons te verzoeken de digitale gegevens die wij verwerken over te dragen aan een door u kenbaar te maken derde.

Als u wilt weten welke persoonsgegevens wij van u verwerken, kunt u een schriftelijk inzageverzoek doen bij ons.

U kunt uw schriftelijke verzoeken sturen aan:

Stichting Kika Eindhoven/Veldhoven

Betreft: Privacy rechten

Jacob Catsstraat 12

5671 VR Nuenen


Register van verwerkingsactiviteiten

Stichting Kika Eindhoven – Veldhoven houdt op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) een registratie bij waarom wij persoonsgegevens verzamelen, welke gegevens wij verzamelen, van wie en wie toegang heeft tot deze gegevens.

Verwerkingsverantwoordelijke

Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG. Binnen onze organisaties zijn de kampcoördinatoren verantwoordelijk voor de verwerking van de(ze) persoonsgegevens.

Register

Categorieën persoonsgegevens, gesorteerd op grondslag:

Gegevens uit overeenkomsten

Doel van de verwerking:

– Het komen tot en uitvoeren van een overeenkomst (kampweek of vrijwilligersovereenkomst e.d.);

– Het indelen en optimaal kunnen verzorgen van een kampweek;

– Het leveren van nazorg.

Van wie worden gegevens verwerkt:

Kinderen, ouders/verzorgers, geïnteresseerden, vrijwilligers/en (toe)leveranciers.

Welke gegevens worden verwerkt:

Naam, adres, woonplaats, telefoonnummer(s), emailgegevens, bank- en verzekeringsgegevens en geboortedata.

Bijzondere persoonsgegevens:

Indien van toepassing en relevant voor de uitvoering van de overeenkomst:

– VOG;

– medische gegevens omtrent medicijngebruik, allergieën en/of gedragskenmerken;

– dieetwensen;

– geloofsovertuiging en/of;

– verzekerings/legitimatiebewijs.

Wie werkt hiermee:

Kampcoördinatoren en leiding van kindervakanties; zij kunnen deze gegevens raadplegen, invoeren en muteren.

Met wie worden gegevens gedeeld:

Niemand, in uitzonderingsgevallen of bij incidenten met medisch hulpverleners en/of derden, enkel indien noodzakelijke voor de correcte uitvoering van de overeenkomst.

Gegevens voor (marketing en) communicatiedoeleinden – na daartoe gegeven toestemming

Doel van de verwerking:

Informeren en benaderen middels nieuwsbrieven, aanbiedingen en/of andere direct marketing doeleinden.

Van wie worden gegevens verwerkt:

Kinderen, leiding en geïnteresseerden.

Welke gegevens worden verwerkt:

Naam, adres, woonplaats, telefoonnummer(s), emailgegevens en geboortedata.

Bijzondere persoonsgegevens:

Geen.

Wie werkt hiermee:

Kampcoördinatoren en/of leden van de PR commissie. Zij kunnen deze gegevens raadplegen, invoeren en muteren.

Met wie worden gegevens gedeeld:

Niemand, behoudens en voor zover voor het genoemde doel van verwerking, gebruik wordt gemaakt van externe systemen.

Bewaartermijnen

Wij zullen de verkregen (persoons)gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk voor het verwerkingsdoel en deze na deze termijn vernietigen of gearchiveerd. Als uitgangspunt gelden de volgende uitgangspunten met, als minimum van de wettelijke en/of fiscale (bewaar)termijnen:

Gegevens van deelnemers aan vakantie(s) en diens ouders/verzorgers:

Gedurende de wettelijke archiveertermijn, te verhogen met 1 jaar en een minimale duur van 5 jaar. Bijzondere persoonsgegevens worden 3 weken na een vakantieweek verwijderd.

Geïnteresseerde:

1 jaar, tenzij er redenen zijn om deze gegevens langer te moeten bewaren

Vrijwilligers:

Gedurende de wettelijke archiveertermijn, te verhogen met 1 jaar en een minimale duur van 5 jaar. Bijzondere persoonsgegevens worden 3 weken na een vakantieweek verwijderd.

(Toe)leveranciers:

Gedurende de wettelijke of anders contractueel overeengekomen garantie- of verjaringstermijn, te verhogen met 1 jaar te rekenen vanaf de datum dat uitvoering is gegevens aan een overeenkomst, met een minimale duur van 5 jaar.

Direct marketing:

Zolang de betrokkene zijn toestemming niet heeft herroepen en/of zoals overeengekomen in de privacyverklaring van onze onderneming.

Overige gegevens:

Behoudens wettelijke en/of fiscale termijnen of anderszins noodzakelijk voor het verwerkingsdoel, 2 jaar.

Technische en organisatorische maatregelen die wij nemen om persoonsgegevens te beveiligen.

Wij zullen alle noodzakelijke (voorzorgs)maatregelen treffen die in redelijkheid van ons verwacht kunnen worden om de gegevens die wij verwerken te beveiligen.

Onze organisatie zal de groep van personen die toegang hebben, beperken tot enkel die personen die noodzakelijk toegang moeten hebben tot deze gegevens. De gegevens zullen worden bewaard op een computer, voorzien van een deugdelijk wachtwoord dat periodiek wordt veranderd. De computer zal zijn voorzien van geüpdatete software en de nodige programmatuur om ongeoorloofde toegang tot deze gegevens te voorkomen (zoals actuele virusscanner en firewall), gelet op de huidige stand van de techniek.

Indien deze gegevens worden gedeeld of (in een Cloud) extern opgeslagen, zullen wij eisen dat deze organisatie tenminste aan de voorstaande veiligheidsnorm voldoet.

Agenda

april 2020
MonTueWedThuFriSatSun
30
31
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
1
2
3